Reuniões e treinamentos virtuais ganham espaço no dia a dia das empresas

Criado por Letícia Castro em em 02/10/2014

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da Redação

Em busca de economia de tempo e dinheiro, as empresas têm lançado mão de recursos de comunicação via web, aplicativos e softwares para dinamizar as conversas com clientes, parceiros e funcionários. Com praticidade e segurança, variados recursos digitais permitem rapidez na comunicação para o ambiente interno ou externo, conectando pessoas para reuniões, conferências e treinamentos à distância.

Ferramentas como Skype, Lync e Hangouts têm sido cada vez mais decisivas em empresas cada vez mais integradas em redes ou segmentos de negócios ou ainda que tenham muitas filiais ou clientes geograficamente distantes. Elas permitem encurtar distâncias, concretizar acordos, treinar mão-de-obra e atualizar e unificar estratégias corporativas, tudo isso de forma prática, acessível e produtiva.

Os recursos unem imagem, voz, texto e permitem a gravação dos dados, formando um acervo digital de valor inestimável para a empresa. Os próprios participantes podem compartilhar entre si os arquivos usados nas apresentações. Além disso, com a evolução dos processadores e das próprias ferramentas, as reuniões virtuais estão cada vez mais sincronizadas e interativas.

Custo x benefício

A maior vantagem de realizar operações virtuais, no entanto, reside no aspecto financeiro. Além de otimizar o tempo dos participantes, elas economizam milhares de reais em termos anualizados para a empresa, que seriam gastos em passagens aéreas, acomodações, alimentação, entre outros. Os treinamentos virtuais, por sua vez, eliminam a necessidade de auditórios físicos e possibilitam a participação simultânea de centenas de pessoas.

Na Globaltec, empresa especializada em sistemas de gestão empresarial (ERP) para construtoras, imobiliárias e incorporadoras, os treinamentos das equipes são feitos na plataforma Lync, da Microsoft. O conteúdo fica armazenado numa área restrita do site e pode ser acessado por colaboradores em vários estados, sempre que tiverem alguma dúvida.

“Um único consultor vindo do Sul do país para apenas um dia de treinamento em Goiânia, onde fica a sede da empresa, custaria cerca de R$ 4 mil com viagens, hospedagem, locomoção, entre outros. Além disso, temos outros custos com apostilas, aluguel de espaços para eventos maiores e outros itens”, explica Viviane Ferreira, gerente de relacionamento da Globaltec. Já o custo médio da ferramenta digital varia entre R$ 150 e R$ 300 mensais, dependendo do número de licenças e usuários conectados.

Como organizar uma reunião virtual: veja algumas dicas:

1. O primeiro passo para garantir eventos bem-sucedidos é adotar um sistema operacional que suporte a instalação das ferramentas, como o Windows Server 2008 R2 com SP1, o Windows Server 2012 ou versões superiores.

2. A velocidade da internet deve ser igual ou superior a 2 MB para suportar o tráfego de dados de voz e imagens. “Esse é o item que mais diretamente influi na qualidade das reuniões ou treinamentos virtuais. A oscilação da internet pode atrapalhar o andamento da programação”, explica Viviane Ferreira.

3. Também é preciso investir em microfones e sistemas de som para garantir a interação dos participantes nas conferências.

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